VEDTEKTER FOR OGAE NORWAY – DEN NORSKE GRAND PRIX-KLUBBEN
Vedtatt på konstituerende generalforsamling 25.11.1995, sist revidert 1.6.2014
§ 1 Navn, tilhørighet og formål
1.1 Navnet er OGAE Norway – Den norske Grand Prix-klubben (heretter kalt Grand Prix-klubben).
1.2 Klubben er den norske avdelingen av den internasjonale organisasjonen «Organisation Générale des Amateurs de l’Eurovision» (OGAE), et nettverk av nasjonale ESC-klubber.
1.3 Klubben er uavhengig av politiske parti, trossamfunn og andre organisasjoner.
1.4 Klubbens formål er å være et forum for alle med interesse for Melodi Grand Prix (MGP) og Eurovision Song Contest (ESC), å etablere en møteplass for disse, å skape og opprettholde et godt forhold til naturlige samarbeidspartnere, herunder media, og å bidra med korrekt informasjon om MGP og ESC.
§ 2 Årsmøte
2.1 Årsmøtet er foreningens øverste myndighet og avholdes hvert år innen utgangen av mai.
2.2 Varsel om dato for ordinært årsmøte sendes ut minst 6 uker i forveien. Innkalling til ordinært årsmøte sendes ut minst 3 uker i forveien, med angivelse av tid og sted, dagsorden og sakspapirer.
2.3 Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende senest 4 uker før varslet dato.
2.4 Årsmøtets dagsorden skal inneholde:
– Valg av møteleder, referent, tellekorps (ved behov) og 2 personer til å signere protokollen
– Godkjenning av innkalling og saksliste
– Styrets årsberetning
– Regnskap
– Budsjett og fastsettelse av kontingent
– Planer for kommende år
– Innkomne saker
– Valg av tillitsvalgte
2.5 Stemmerett på årsmøtet har ethvert medlem som har betalt kontingent for inneværende år.
2.6 Forslag som får simpelt flertall av avgitte stemmer anses vedtatt. Vedtektsendringer krever 2/3 flertall. Ved stemmelikhet tildeles leder dobbeltstemme.
2.7 Vedtektsendringer trer i kraft etter årsmøtets avslutning.
2.8 Ekstraordinært årsmøte avholdes når styret finner det nødvendig, eller når minst 10 % av medlemmene skriftlig krever det. Varsel om dato sendes ut minst 2 uker i forveien. Innkalling sendes ut minst 1 uke i forveien, med angivelse av tid og sted, dagsorden og eventuelle sakspapirer.
§ 3 Valg og tillitsvalgte
3.1 Styrets medlemmer velges for 2 år. Styrets leder velges særskilt.
3.2 Varamedlemmer, valgkomité og revisor er på valg hvert år.
3.3 Forhåndsstemme fra medlemmer som ikke kan være til stede, innrømmes. Fullmakt innrømmes ikke.
3.4 Alle valg skjer ved håndsopprekning basert på simpelt flertall blant de fremmøtte samt forhåndsstemmene. Valgkomiteen administrerer forhåndsstemmene.
3.5 Valgkomiteen ber om forslag til kandidater for tillitsverv innen en av valgkomiteen gitt dato i god tid før årsmøtet og innstiller deretter kandidater til verv som er på valg. Kandidater som ikke blir innstilt av valgkomitéen kan, om de selv ønsker det, settes på liste som forslag til årsmøtet. Benkeforslag på kandidater under årsmøtet innrømmes ikke.
3.6 Alle tillitsvalgte skal være myndige.
3.7 Fratredelse fra tillitsverv skjer skriftlig.
3.8 Ingen kan ha flere verv samtidig.
3.9 Gjenvalg er tillatt.
§ 4 Styret
4.1 Styret er Grand Prix-klubbens utøvende instans og har ansvaret for å oppfylle dens formål.
4.2 Styret består av leder, nestleder, 3 styremedlemmer og 2 numeriske varamedlemmer.
4.3 Styret fordeler selv oppgaver internt, men kan sette ut enkeltoppgaver etter behov.
4.4 Styremøter skal avholdes etter behov og minst 2 ganger i året.
4.5 Styrets faste medlemmer har møteplikt på styremøter. Varamedlemmer har møterett med tale- og
forslagsrett. Et varamedlem har stemmerett kun som stedfortreder for et styremedlem.
4.6 Styret er vedtaksført når minst 3 av dets medlemmer hvorav leder og/eller nestleder er til stede.
4.7 Vedtak fattes ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet tildeles leder dobbeltstemme.
4.8 Møtereferat skal føres for hvert styremøte og godkjennes på påfølgende styremøte.
4.9 Styrets leder samt 1 styremedlem har hver for seg fullmakt til å disponere klubbens midler.
§ 5 Valgkomité og revisor
5.1 Valgkomiteen består av tre medlemmer, herunder 1 leder, og velges på årsmøtet.
5.2 Valgkomiteens oppgave er foran årsmøter å innstille kandidater til styreverv samt revisor.
5.3 Valgkomiteen skal begrunne sin innstilling.
5.4 Styret innstiller kandidater til valgkomitéen.
§ 6 Medlemskap
6.1 Alle kan bli medlem gjennom å betale kontingent.
6.2 Alle medlemmer registreres med minimum navn og adresse.
6.3 Kun medlemmer kan inneha tillitsverv.
6.4 Tillitsvalgte er fritatt for medlemskontingent. Styret kan etter vurdering honorere enkeltmedlemmer
med fri kontingent dersom disse utfører tidkrevende oppgaver til fordel for Grand Prix-klubben.
6.5 Enhver som ikke har betalt forfalt kontingent innen den av styret oppgitte forfallsdato, slettes
automatisk som medlem. For gjenopptak må kontingent betales.
6.6 EuroSong News sendes til medlemmer som har betalt ekstra for dette.
6.7 Aktiv utmelding fra foreningen skal skje skriftlig.
6.8 Kontingent refunderes ikke ved utmelding.
§ 7 Medlemsaktiviteter
7.1 Det skal avholdes minst to medlemsmøter i året.
7.2 Det skal sendes ut medlemsblad ved behov, og minst 2 ganger i året.
7.3 Styret kan oppnevne komiteer til spesielle formål når dette er nødvendig.
7.4 Styret har fullmakt til å etablere lokallag ved stor interesse blant medlemmene
§ 8 Eksklusjon
8.1 Styret kan ekskludere medlemmer, herunder tillitsvalgte, som opptrer til skade for Grand Prix-klubben.
8.2 Eksklusjon trer i kraft umiddelbart, men kan påklages skriftlig til førstkommende årsmøte (jf. § 2.3).
§ 9 Nedleggelse
9.1 Nedleggelse av Grand Prix-klubben krever årsmøtebehandling og 3/4 flertall.
9.2 Forslag om nedleggelse skal meddeles medlemmene med minst 6 ukers varsel.
9.3 Årsmøtet vedtar hva som skjer med Grand Prix-klubbens eventuelle eiendeler.